Datenschutzerklärung

Stand: August 2026

1. Verantwortlicher

Verantwortlicher für die Verarbeitung personenbezogener Daten im Zusammenhang mit Kayio ist:

Shahab Hassani-Müller
Försterweg 167
22525 Hamburg
Deutschland

E-Mail: privacy@kayio.app

Kayio wird als Einzelunternehmen betrieben.

2. Allgemeine Informationen

Der Schutz deiner personenbezogenen Daten ist uns wichtig.

Diese Datenschutzerklärung informiert dich darüber, welche personenbezogenen Daten bei der Nutzung von Kayio verarbeitet werden, zu welchen Zwecken die Verarbeitung erfolgt und welche Rechte dir nach der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) zustehen.

Kayio ist eine Anwendung zur Organisation von Käufen, Belegen, Rückgabefristen, Garantieinformationen und damit verbundenen Dokumenten.

3. Welche personenbezogenen Daten verarbeitet Kayio?

Je nach Nutzung der Anwendung können insbesondere folgende Daten verarbeitet werden:

Welche Daten tatsächlich verarbeitet werden, hängt davon ab, welche Funktionen du verwendest.

4. Benutzerkonto

Wenn du ein Kayio-Konto erstellst, verarbeiten wir die hierfür erforderlichen Informationen, insbesondere deine E-Mail-Adresse und eine eindeutige Benutzerkennung.

Die Verarbeitung erfolgt zur Erstellung und Verwaltung deines Benutzerkontos, zur Authentifizierung und zur Bereitstellung der von dir angeforderten Funktionen. Die Anmeldung erfolgt ohne Passwort über einen per E-Mail zugestellten Anmeldecode bzw. Anmeldelink.

Alternativ kannst du dich mit deinem Google-Konto anmelden. Dabei übermittelt uns Google deine E-Mail-Adresse sowie den Namen und das Profilbild deines Google-Kontos; auch hierbei wird kein Passwort bei uns gespeichert. Anbieter ist Google Ireland Limited (Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland). Weitere Informationen zum Datenschutz bei Google findest du unter:
https://policies.google.com/privacy

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, soweit die Verarbeitung für die Durchführung des Nutzungsverhältnisses erforderlich ist.

5. Kauf- und Belegdaten

Wenn du Käufe oder Belege in Kayio speicherst, können unter anderem folgende Informationen verarbeitet werden:

Diese Daten werden verarbeitet, um die von dir gewünschten Funktionen von Kayio bereitzustellen, insbesondere die Organisation deiner Käufe, Erinnerungen an Rückgabefristen und Garantien sowie den Export von Garantieunterlagen.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, soweit die Verarbeitung zur Erbringung der von dir angeforderten Leistungen erforderlich ist.

6. Verarbeitung von Belegen und automatische Datenerkennung

Kayio verwendet Technologien zur automatischen Erkennung und Verarbeitung von Informationen aus hochgeladenen Belegen und weitergeleiteten Bestell-E-Mails.

Dabei können beispielsweise Händler, Produktname, Kaufdatum, Kaufpreis und Rückgabefristen automatisch erkannt werden.

Für diese automatische Erkennung setzt Kayio Anthropic als technischen Dienstleister ein (siehe Abschnitt „Anthropic").

Automatisch erkannte Informationen können fehlerhaft oder unvollständig sein. Du solltest automatisch erkannte Informationen insbesondere bei wichtigen Daten und Fristen überprüfen und gegebenenfalls korrigieren.

7. Erinnerungen

Kayio kann dich per E-Mail an Rückgabe- und Garantiefristen erinnern, die du gespeichert hast oder die automatisch ermittelt wurden.

Diese Erinnerungen dienen ausschließlich der organisatorischen Unterstützung. Kayio stellt keine Rechtsberatung dar und garantiert nicht, dass eine bestimmte Frist oder ein bestimmter Anspruch tatsächlich besteht.

Die angezeigten Informationen können auf deinen Angaben, automatisch erkannten Informationen oder automatisierten Berechnungen beruhen. Als Schätzung ermittelte Fristen werden als solche gekennzeichnet.

Du bist dafür verantwortlich, wichtige Fristen und Bedingungen beim jeweiligen Händler, Hersteller oder Vertragspartner zu überprüfen.

8. E-Mail-Verarbeitung

Wenn du E-Mails an die von Kayio bereitgestellte Adresse weiterleitest, verarbeitet Kayio den Inhalt dieser E-Mails. Dies kann insbesondere folgende Informationen umfassen:

Die Verarbeitung erfolgt, um Käufe automatisch zu erkennen und entsprechende Kaufdatensätze in Kayio zu erstellen. Weitergeleitete Bestell-E-Mails werden deinem Konto zugeordnet gespeichert, damit sie dir z. B. für den Export von Garantieunterlagen zur Verfügung stehen.

Kayio hat keinen Zugriff auf dein E-Mail-Postfach. Verarbeitet werden ausschließlich E-Mails, die an die Kayio-Adresse weitergeleitet werden. E-Mails von Absendern, die keinem Kayio-Konto zugeordnet werden können, werden abgewiesen und nicht gespeichert.

Richtest du bei deinem E-Mail-Anbieter eine automatische Weiterleitung ein, leiten wir dir dessen Bestätigungsnachricht (z. B. den Bestätigungscode von Google) an deine Konto-E-Mail-Adresse weiter.

Für den Empfang der weitergeleiteten E-Mails setzt Kayio Cloudflare ein (siehe Abschnitt „Cloudflare").

9. Benachrichtigungen

Kayio sendet dir Benachrichtigungen, beispielsweise über bevorstehende Rückgabefristen und auslaufende Garantien. Die Zustellung erfolgt per E-Mail und, in der Android-App, zusätzlich als Push-Benachrichtigung. In den Einstellungen kannst du E-Mail- und Push-Benachrichtigungen unabhängig voneinander ein- und ausschalten.

Push-Benachrichtigungen setzen voraus, dass du die entsprechende Berechtigung auf deinem Gerät erteilst. In diesem Fall wird eine von Google vergebene Geräte-Registrierungskennung (Token) erzeugt und von uns gespeichert, um Benachrichtigungen an dein Gerät zuzustellen; die Zustellung selbst erfolgt über Firebase Cloud Messaging (siehe Abschnitt „Google Firebase Cloud Messaging"). Übermittelt werden dabei die Registrierungskennung sowie Titel und Text der Benachrichtigung; dieser enthält die Bezeichnung des betroffenen Kaufs und das zugehörige Datum. Erteilst du die Berechtigung nicht oder deaktivierst du Push-Benachrichtigungen, werden keine solchen Daten übermittelt.

Die Registrierungskennung wird gelöscht, sobald du Push-Benachrichtigungen deaktivierst, dich abmeldest, die App deinstallierst oder dein Konto löschst.

Garantie-Erinnerungen kannst du je Kauf ein- und ausschalten. Rückgabe-Erinnerungen enden, sobald du einen Kauf als behalten oder zurückgegeben markierst oder die Frist abgelaufen ist.

10. Supabase

Kayio verwendet Supabase für Backend-Infrastruktur, Datenbank, Authentifizierung und Datenspeicherung. Die Datenbank und der Speicher werden in der Europäischen Union (Region Frankfurt) betrieben.

Dabei können personenbezogene Daten verarbeitet und gespeichert werden, soweit dies für den Betrieb von Kayio erforderlich ist.

Weitere Informationen zum Datenschutz bei Supabase findest du unter:
https://supabase.com/privacy

11. Resend

Kayio verwendet Resend für den Versand von E-Mails (Anmelde-E-Mails und Benachrichtigungen).

Dabei können insbesondere E-Mail-Adressen, technische Metadaten und die für die Zustellung erforderlichen Inhalte verarbeitet werden.

Weitere Informationen zum Datenschutz bei Resend findest du unter:
https://resend.com/legal/privacy-policy

12. Anthropic

Kayio verwendet Anthropic (Claude) für die automatische Erkennung von Kaufinformationen aus Belegfotos und weitergeleiteten Bestell-E-Mails. Dazu werden die Inhalte des jeweiligen Belegs bzw. der E-Mail an Anthropic übermittelt.

Weitere Informationen zum Datenschutz bei Anthropic findest du unter:
https://www.anthropic.com/legal/privacy

13. Cloudflare

Kayio verwendet Cloudflare für die Domainverwaltung und den Empfang der an die Kayio-Adresse weitergeleiteten E-Mails (E-Mail-Routing).

Weitere Informationen zum Datenschutz bei Cloudflare findest du unter:
https://www.cloudflare.com/privacypolicy/

14. PostHog

Kayio verwendet PostHog zur Analyse der Nutzung der Anwendung und zur Verbesserung der Benutzererfahrung. Kayio nutzt die EU-Cloud von PostHog.

Verarbeitet werden Nutzungsereignisse, technische Informationen und pseudonyme Benutzerkennungen. Es werden keine Analyse-Cookies gesetzt und keine Sitzungsaufzeichnungen (Session Recordings) erstellt.

Weitere Informationen zum Datenschutz bei PostHog findest du unter:
https://posthog.com/privacy

15. Sentry

Kayio verwendet Sentry zur Erkennung, Analyse und Behebung technischer Fehler. Kayio nutzt die EU-Datenregion von Sentry.

Dabei können technische Informationen über das verwendete Gerät, die Anwendung und Fehlerzustände verarbeitet werden.

Weitere Informationen zum Datenschutz bei Sentry findest du unter:
https://sentry.io/privacy/

16. Google Firebase Cloud Messaging

Kayio verwendet Firebase Cloud Messaging, einen Dienst der Google Ireland Limited (Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland), um Push-Benachrichtigungen an Android-Geräte zuzustellen.

Dabei werden die Geräte-Registrierungskennung sowie Titel und Text der jeweiligen Benachrichtigung verarbeitet. Die Verarbeitung findet nur statt, wenn du Push-Benachrichtigungen aktiviert hast (siehe Abschnitt „Benachrichtigungen"). Weitere Firebase-Dienste, insbesondere Analyse- oder Absturzberichtsdienste, werden nicht eingesetzt.

Weitere Informationen zum Datenschutz bei Google findest du unter:
https://policies.google.com/privacy

17. Datenweitergabe

Personenbezogene Daten werden grundsätzlich nur weitergegeben, soweit dies für den Betrieb von Kayio erforderlich ist, eine gesetzliche Verpflichtung besteht oder eine andere gesetzliche Grundlage für die Verarbeitung besteht.

Wir setzen sorgfältig ausgewählte technische Dienstleister ein, die personenbezogene Daten nur in dem Umfang verarbeiten, der für die Erbringung ihrer jeweiligen Leistungen erforderlich ist.

Soweit gesetzlich erforderlich, werden entsprechende Auftragsverarbeitungsverträge gemäß Art. 28 DSGVO abgeschlossen.

18. Übermittlung in Drittländer

Einige der von Kayio eingesetzten Dienstleister können personenbezogene Daten außerhalb der Europäischen Union oder des Europäischen Wirtschaftsraums verarbeiten.

Soweit eine Übermittlung in ein Drittland erfolgt, erfolgt diese unter Einhaltung der gesetzlichen Voraussetzungen der DSGVO. Hierzu können insbesondere Angemessenheitsbeschlüsse der Europäischen Kommission oder Standardvertragsklauseln gemäß Art. 46 DSGVO eingesetzt werden.

19. Speicherdauer

Wir speichern personenbezogene Daten nur so lange, wie dies für die jeweiligen Zwecke erforderlich ist oder gesetzliche Aufbewahrungspflichten bestehen.

Kaufdaten und Belege werden grundsätzlich so lange gespeichert, wie sie für dein Kayio-Konto benötigt werden oder bis du sie löschst beziehungsweise dein Konto löschst.

Wenn du Einträge in Kayio löschst, werden sie zunächst als gelöscht markiert, damit du die Löschung kurzfristig rückgängig machen kannst, und nach 30 Tagen endgültig entfernt.

Technische Protokolle und Analysedaten können für kürzere Zeiträume gespeichert werden.

20. Löschung des Kontos

Du kannst dein Kayio-Konto jederzeit selbst in den Einstellungen der Anwendung löschen. Auch ohne installierte App kannst du die Löschung deines Kontos und aller zugehörigen Daten hier anfordern:
https://kayio.app/de/delete-account

Alternativ kannst du die Löschung per E-Mail an privacy@kayio.app verlangen.

Nach der Löschung werden personenbezogene Daten gelöscht, soweit keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten oder andere gesetzliche Gründe für eine weitere Speicherung bestehen. Daten können für einen begrenzten Zeitraum in Sicherungskopien verbleiben, bevor sie endgültig gelöscht werden.

21. Deine Rechte

Du hast nach Maßgabe der gesetzlichen Voraussetzungen insbesondere folgende Rechte:

Zur Ausübung deiner Rechte kannst du dich jederzeit an folgende Adresse wenden: privacy@kayio.app

22. Beschwerderecht bei einer Aufsichtsbehörde

Du hast das Recht, dich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde über die Verarbeitung deiner personenbezogenen Daten zu beschweren.

Zuständige Aufsichtsbehörde für Hamburg ist:

Der Hamburgische Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit
Ludwig-Erhard-Straße 22
20459 Hamburg
Deutschland

Website: https://datenschutz-hamburg.de/

23. Datensicherheit

Wir setzen angemessene technische und organisatorische Maßnahmen ein, um personenbezogene Daten vor Verlust, Missbrauch, unbefugtem Zugriff, Veränderung oder Offenlegung zu schützen.

Eine vollständige Sicherheit bei der Übertragung und Speicherung von Daten im Internet kann jedoch nicht garantiert werden.

24. Datenschutz von Kindern

Kayio richtet sich nicht speziell an Kinder. Wir erheben nicht wissentlich personenbezogene Daten von Kindern entgegen den gesetzlichen Vorgaben.

25. Änderungen dieser Datenschutzerklärung

Wir können diese Datenschutzerklärung ändern, wenn sich Funktionen von Kayio, eingesetzte Dienstleister oder gesetzliche Anforderungen ändern.

Die jeweils aktuelle Version wird auf der Kayio-Website bereitgestellt. Das Datum der letzten Aktualisierung wird am Anfang dieser Datenschutzerklärung angegeben.

26. Kontakt

Bei Fragen zum Datenschutz oder zur Verarbeitung personenbezogener Daten kannst du dich jederzeit an uns wenden:

Shahab Hassani-Müller
Försterweg 167
22525 Hamburg
Deutschland

E-Mail: privacy@kayio.app